سند الکترونیکی داده‌هایی است که به صورت الکترونیکی ارائه می‌شود، در عین حال مناسب برای درک انسان با استفاده از رایانه شخصی یا نرم افزار مدیریتی، برای تبادل از طریق کانال‌های مخابراتی و پردازش در دستگاه های الکترونیکی، می‌باشد. در صنایع مختلف قابل استفاده هستند. به عنوان مثال، در تجهیزات پزشکی برای انتقال سریع اطلاعات وجود دارند.

یک نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی یک سیستم چند کاربره خودکار (مبتنی بر یک برنامه یا سرویس) است که از روند مدیریت سازمان پشتیبانی می‌کند. فرض بر این است که روند مدیریت با فایل‌هایی که توسط انسان قابل خواندن هستند، همراه است که دستورالعمل هایی برای کارمندان سازمان می‌باشد.

امضای الکترونیکی - نیاز یک سند الکترونیکی برای محافظت از آن در برابر جعل و تأیید است. از انواع امضاها می توان استفاده کرد:

  • ساده - برای حروف و مشخصات (با استفاده از کدها و رمزهای عبور ساخته شده است) ؛
  • غیرمجاز تقویت شده - برای پرونده‌هایی با شناسایی امضا کننده (با استفاده از تبدیل داده‌های رمزنگاری با استفاده از کلید امضای الکترونیکی توسعه یافته)
  • تقویت شده توسط مراکز صدور گواهینامه با اعتبار ویژه در ابزارهای محافظت از رمزنگاری (دارای مجوز برای تأیید فاکتورها و گزارش به مقامات نظارتی و صندوق‌ها). این نوع برای EDM داخلی اجباری نیست، به عنوان مثال، برای تبادل پرونده‌های دیجیتال با شرکت‌های تابعه، شعب و بخش های داخلی سازمان.

 

یک سند الکترونیکی با یک پرونده آنالوگ روی کاغذ با امضای دست نویس برابر است.

منبع:

https://www.kaajsoft.ir/post/%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87-%D9%85%DB%8C%D8%AA%D9%88%D8%A7%D9%86%DB%8C%D8%AF-%D8%A7%D8%B2-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D8%A7%D8%B3%D9%86%D8%A7%D8%AF-%D8%A8%D9%87%D8%B1%D9%87-%D9%85%D9%86%D8%AF-%D8%B4%D9%88%DB%8C%D8%AF/