مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه نسبت به سیستم سنتی:

عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپی
سادگی مراحل ثبت و ارسال مکاتبات
دسترسی سریع به محتویات نامه های ثبت شده با استفاده از جستجوی پیشرفته
ارجاع نامه های ثبت شده با یک کلیک و عدم امکان مفقود شدن ارجاعات و نامه های ارسالی
دسترسی سریع به مکاتبات و انجام فرآیندهای اداری به سریعترین روش
عدم نیاز به تخصیص فضای اضافه و تجهیزات در مجموعه و صرفه جویی در هزینه ها
وجود محیط یکپارچه برای ذخیره سازی نامه ها و عدم مفقود شدن اسناد
عدم استهلاک اسناد و تاثیرگذاری شرایط محیطی و مثل گرما، رطوبت و بر روی مکاتبات ثبت شده
عدم وجود خطر برای اسناد و پرونده ها به دلیل حوادث مثل آتش سوزی و امکان تهیه نسخه پشتیبان از مکاتبات ثبت شده
شفافیت سوابق و امکان پیگیری نامه های مهلت دار
در دسترس بودن اطلاعات و گزارشها و مکاتبات اداری سازمان در محیط اتوماسیون اداری ابری
مشخص بودن روال گردش مکاتبات و پیاده سازی چارت سازمانی و در نتیجه گردش مکاتبات بر اساس سلسله مراتب اداری
امکان دسترسی و رسیدگی به نامه ها و دورکاری (از هر جا و در هر زمان)
امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن توسط درختواره ارجاعات
امکان اعمال سطوح دسترسی به کاربران و طبقه بندی اسناد بر اساس محرمانگی
ارسال سریع و آسان فکس با استفاده از محیط نرم افزار و مشخص بودن زمان بندی ارسال
محیطی یکپارچه برای دسترسی به کل محتویات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
نظارت کامل بر نظام اداری، گردش نامه و عملکرد افراد و پیاده سازی سازمانی منظم و پاسخگو

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%b2%d8%a7%db%8c%d8%a7%db%8c-%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d9%81%d8%a7%d8%af%d9%87-%d8%a7%d8%b2-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86/