روزمرگی

 اگر به دنبال خرید یک اتوماسیون اداری آنلاین  کارآمد و مناسب برای سازمان یا شرکت خود هستید، قبل از هر اقدامی لازم است با امکاناتی که این سیستم به شما ارائه می‌دهد، آشنا شوید از جمله اینکه:

1. اتوماسیون اداری می‌تواند مکاتبات اداری درون سازمانی و بیرون سازمانی شما را مدیریت کرده و آنها را مکانیزه کند.
2. از آنجایی که این نرم افزار دارای قابلیت گزارش گیری است، کمک می‌کند تا بتوانید گزارش‌های دقیق و کاملی از امور و وظایف داخل سازمان داشته باشید.
3. چون تمام کارکنان و پرسنل سازمان به این نرم افزار متصل هستند، شما می‌توانید با استفاده از آن اطلاع رسانی‌های لازم را انجام دهید.
4. سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز برای مدیریت راحت‌تر بر روی اطلاعات تماس کاربران و مخاطبان در مجموعه شما باشد.
5. این نرم افزار می‌تواند به راحتی با دیگر نرم افزارهای موجود در شرکت شما ارتباط داشته و با آنها یکپارچه شود.
6. با دسترسی همزمان به ویندوز، وب و موبایل به شما کمک می‌کند تا بتوانید به آسانی با هر ابزاری که در اختیار دارید، به نرم افزار اتوماسیون متصل شوید.
7. محیط کاربری این نرم افزار به‌گونه‌ای طراحی شده تا کارکنان و پرنسل احساس راحتی بیشتری با آن داشته باشند.

منبع:

https://www.shahrsakhtafzar.com/fa/news/pr/39764-yegane-automation-application

 حفاظت از داده‌ها اولویت اول تیم‌های مالی و حسابداری است و بسیاری از ارائه‌دهندگان خدمات ابری که کیفیت بالایی دارند، سیستم‌ها و پروتکل‌های امنیتی مطابق با استانداردها را ارائه می‌دهند. طبق مطالعات، بیشترین میزان رخنه به داده‌ها مربوط به نرم‌افزارها و سخت‌ افزاری درون‌ سازمانی است و حمله به داده‌ها در انواع سرویس‌های ابری به‌ندرت به موفقیت می‌رسد. پیش‌بینی می‌شود تا پایان سال ۲۰۲۰ تعداد حملات به شرکت‌هایی که از فناوری ابری برای زیرساخت استفاده می‌کنند در مقایسه با یک مرکز داده سنتی حداقل ۶۰ درصد کمتر باشد.

در فناوری‌های مبتنی بر ابر، پشتیبان‌گیری از داده در چندین سرور در مکان‌های جغرافیایی مختلف انجام می‌شود تا در صورت سرقت، از کار افتادن یک سرور و یا بد عمل کردن یک سخت افزار اطلاعات در امان باشند. علاوه بر این، بسیاری از ارائه‌دهندگان خدمات ابری برای ایمن‌سازی ارتباطات، ابزارهایی داخلی دارند که ویروس‌ها، هرزنامه‌ها و بدافزارها را دفع می‌کنند.

در نهایت نباید این نکته را فراموش کرد که شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین از وجود نیروهای متخصص بهره می‌برند که می‌توانند داده‌ها و اطلاعات سیستم را از حملات سایبری و نفوذ امنیتی محافظت کنند.

منبع:

https://www.systemgroup.net/knowledge-network/%D9%86%D8%B1%D9%85%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AD%D8%B3%D8%A7%D8%A8%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%A2%D9%86%D9%84%D8%A7%DB%8C%D9%86-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%

 وقتی کارمندان پیشرفتی می‌کنند، منطقی به نظر می‌رسد که به آن‌ها پاداش دهیم. به کارکنان خود اجازه دهید بدانند که از عملکرد استثنایی یا ایده‌های ارزشمند قدردانی می‌کنید و در نتیجه آن‌ها دو برابر بیشتر برای موفقیت تلاش خواهند کرد. با این حال، اشکالاتی در برنامه‌های تشویقی وجود دارد که می‌تواند کارمندان را از شرکت دور کند. پس برنامه خود را با دقت طراحی کنید تا از این مشکلات دوری کنید.

مزیت‌های تشویق

مزیت آشکار مشوق‌ها این است که به کارمندان دلیل می‌دهد تا بهترین کار خود را انجام دهند. بعضی از کارمندان برای پیشرفت کردن، نیازی به فشار اضافی ندارند. از طرفی بعضی شاید استعداد داشته باشند اما انگیزه‌ای برای استفاده از آن ندارند. اگر آن‌ها بدانند که استفاده از استعداد، پاداش‌های جدی به همراه دارد، تلاش خود را می‌کنند تا به بهترین شکل کار کرده و بهره‌وری خود را افزایش دهند.

افراد دوست دارند احساس کنند که کنترل حرفه خود را در دست دارند. دادن فرصت به کارمندان برای کسب درآمد بیشتر در صورت دستیابی به نتایج بیشتر، می‌تواند این احساس را در آن‌ها ایجاد کند. رضایت شغلی وقتی افزایش می‌یابد که آن‌ها تشویق شده باشند تا در شرکت بمانند. به گفته گرچن روبین، نویسنده کتاب پروژه شادی، مردم زمانی شادتر هستند که احساس کنند کنترل زندگی خود را در دست دارند. این خبر خوبی برای صاحبان کسب‌و‌کار است، چون کارکنان شاد تمایل دارند سخت‌تر کار کنند و بهره‌وری بیشتری داشته باشند.

معایب تشویق

کارمندانی که تمام تلاش خود را می‌کنند و هنوز واجد شرایط تشویق نیستند، شاید از کارمندان تشویق شده رنجیده شوند و نسبت به آن‌ها حسادت بورزند. بعضی از افراد این پاداش را بازدارنده می‌دانند. وقتی می‌بینند نمی‌توانند رقابت کنند، تسلیم می‌شوند و عملکردشان آسیب می‌بیند. اگر بخشی از حقوق آن‌ها را جایگزین یک طرح تشویقی کنید، این اقدام می‌تواند کارکنان را از شما دور کند. این کار می‌تواند باعث شود افراد به جای تمرکز بر اهداف خود، صرفا به فکر رقابت و تضعیف همکاران خود باشند.

منبع:

https://hamro.org/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D9%BE%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B4-%D8%AF%D8%B1-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D9%85%D9%86%D8%A7%D8%A8%D8%B9-%D8%A7%D9%86%D8%B3%D8%A7%D9%86%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B

سند الکترونیکی داده‌هایی است که به صورت الکترونیکی ارائه می‌شود، در عین حال مناسب برای درک انسان با استفاده از رایانه شخصی یا نرم افزار مدیریتی، برای تبادل از طریق کانال‌های مخابراتی و پردازش در دستگاه های الکترونیکی، می‌باشد. در صنایع مختلف قابل استفاده هستند. به عنوان مثال، در تجهیزات پزشکی برای انتقال سریع اطلاعات وجود دارند.

یک نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی یک سیستم چند کاربره خودکار (مبتنی بر یک برنامه یا سرویس) است که از روند مدیریت سازمان پشتیبانی می‌کند. فرض بر این است که روند مدیریت با فایل‌هایی که توسط انسان قابل خواندن هستند، همراه است که دستورالعمل هایی برای کارمندان سازمان می‌باشد.

امضای الکترونیکی - نیاز یک سند الکترونیکی برای محافظت از آن در برابر جعل و تأیید است. از انواع امضاها می توان استفاده کرد:

• ساده - برای حروف و مشخصات (با استفاده از کدها و رمزهای عبور ساخته شده است) ؛
• غیرمجاز تقویت شده - برای پرونده‌هایی با شناسایی امضا کننده (با استفاده از تبدیل داده‌های رمزنگاری با استفاده از کلید امضای الکترونیکی توسعه یافته)
• تقویت شده توسط مراکز صدور گواهینامه با اعتبار ویژه در ابزارهای محافظت از رمزنگاری (دارای مجوز برای تأیید فاکتورها و گزارش به مقامات نظارتی و صندوق‌ها). این نوع برای EDM داخلی اجباری نیست، به عنوان مثال، برای تبادل پرونده‌های دیجیتال با شرکت‌های تابعه، شعب و بخش های داخلی سازمان.

یک سند الکترونیکی با یک پرونده آنالوگ روی کاغذ با امضای دست نویس برابر است.

منبع:

https://www.kaajsoft.ir/post/%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87-%D9%85%DB%8C%D8%AA%D9%88%D8%A7%D9%86%DB%8C%D8%AF-%D8%A7%D8%B2-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D8%A7%D8%B3%D9%86%D8%A7%D8%AF-%D8%A8%D9%87%D8%B1%D9%87-%D9%85%D9%86%D8%AF-%D8%B4%D9%88%DB%8C%D8%AF/

  ایجاد ارتباطات به صورت رسمی، به عنوان یکی از مهمترین دلایل برای رسیدن به اهداف است که به کمک نامه های اداری انجام می شود. مکاتبات اداری در واقع زبان رسمی سازمان به حساب می آید و در نتیجه موجب موفقیت و پیشرفت سازمان ها خواهد شد. البته بهتر است بدانیم یکی از ارکان ساختار ادارات، نوشتار اداری خواهد بود که در واقع بیان کننده میزان دانش، تخصص و تجربه کارکنان و مدیران سازمان است.

اصول تنظیم مکاتبات اداری 

در نگارش هر نامه اداری باید نکاتی را از قبل در نظر داشته باشیم و طبق این اصول به نگارش نامه بپردازیم از جمله موارد زیر :

• هدف داشتن : باید هدف از ارسال نامه را بدانید که چه مطلبی را میخواهید منتقل کنید و انتظار چه بازخوردی دارید
• تمام اطلاعاتی که باید در نامه ذکر شود و یا همراه نامه ارسال شود را آماده کنید.
• برای نوشتن باید از زبان رسمی و در عین حال ساده و قبال فهم استفاده شود
• از لحاظ نگارش و استفاده از علامت های ویرگول، سوال، تعجب و … باید در جای درست و به شکل درست مورد استفاده قرار بگیرد
• به لحاظ املایی و خطاهای تایپی چندین بار نامه را بررسی کنید، یک غلط تایپی می تواند به طور کل درخواست را تحت الشعاع قرار دهد.

منبع:

https://tavanaedu.com/%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88%D8%B3%DB%8C%D9%84%D9%87-%D8%A7%DB%8C-%D8%A8%D8%B1%D9%82%D8%B1%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%B1%D8%A

اهمیت و لزوم تهیه نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب :

بسیاری از افراد شاید در مورد اهمیت تهیه اتوماسیون اداری اطلاعاتی نداشته باشند و به همین دلیل این سیستم را برای خود تهیه نکنند. ولی شما باید بدانید استفاده کردن از یک سیستم اداری علاوه بر اینکه در زمان صرفه جویی بسیاری برای شما دارد، هزینه هایتان ار هم تا حد بسیاری کاهش می دهد. تمامی سازمان ها و اداره ها برای اینکه ابلاغیه ها و نامه را به کارمندان خود برسانند باید از کاغذ استفاده می کردند که استفاده بیش از حد کاغذ برای محیط زیست بسیار ضرر دارد و به جامعه آسیب وارد می کند. با توجه به این مسئله که حجم نامه ها و مکاتبات اداری در سازمان ها روز به روز بیشتر می شود، بهتر است یک سیستم اداری مناسب برای سازمان تهیه کنید تا هزینه ها را کاهش دهید. در واقع تنها یک سیستم سریع و مناسب می تواند حجم بسیار عمده از پاسخ های سازمان های اداری را کاهش دهد و برای صرفه جویی اقتصادی مناسب باشد. اتوماسیون اداری اینترنتی ، نرم افزار اتوماسیون اداری ارزان و اتوماسیون اداری رایگان، نرم افزار بایگانی و … برای مدیریت بهتر کارها نیاز است.

 موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری:

در هر یک از سازمان ها و شرکت هایی که از اتوماسیون اداری استفاده شود و به طور کامل آن را پیاده سازی کنند عکس العمل های آن سازمان رشد کرده و در روند صحیح خود پیش روی می کند. زمانی که شما از یک سیستم الکتریکی مناسب استفاده کنید بدون شک انرژی و زمان زیادی را حفظ خواهید کرد. امکانات اینترنتی که در درون یک شرکت و یا سازمان وجود دارد بسیار زیاد می باشد که اگر این امکانات در سایه یکپارچگی قرار بگیرند شکل صحیحی پیدا می کنند و سازمان ها هر حجمی از هر اطلاعاتی که داشته باشند زمان و انرژی زیادی را ذخیره خواهند کرد. در این صورت توانایی های شرکت و کارمندان روز به روز بیشتر می شود و بهتر می توانند کارهای خود را انجام دهند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%db%b1%db%b0-%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3/

 مدیریت حساب های پرداختی:

سیستم حسابداری آنلاین جامع به بخش مدیریت کمک می کند که حساب های پرداختی به درستی مدیریت شوند و اعتبار شرکت به خطر نیفتد زیرا در غیر این صورت ممکن است با هزینه‌ های غیر ضروری، دیرکرد و سایر هزینه ها مواجه گردند.

 مدیریت حساب ‌های دریافتی:

در این مورد می توان گفت که مدیریت حساب ‌های دریافتی نیز به یک نرم افزار نیاز دارد که به وسیله آن سیاست ‌ها و فرآیندهایی را برای محاسبه هزینه ‌های مشتری در پی گیرد و روند و انتظارات پرداختی شرکت و مشتریان را برآورد نماید.

همچنین این سیستم باید بتواند با صدور فاکتور دقیق و قابل فهم برای مشتری و قابلیت پیگیری پرداختی ها، شرکت و تجارت مورد نظر را در بهبود برنامه های توسعه ای خود یاری رساند.

آموزش حسابداری به پرسنل:

در این فرآیند لازم است که تمامی پرسنلی که استخدام شده اند، با فرآیندهای حسابداری آشنا شوند و آنها را فرا گیرند. در این خصوص حسابداران شرکت موظفند از تمام مراحل کاری شرکت اطلاع داشته باشند و مسئولیت تمام کارهایی که انجام می‌دهند را برعهده بگیرند.

 گزارشات درآمد:

سیستم طراحی شده برای حسابداری شرکت باید توانایی محاسبه صورت سود یا زیان، شناسایی برگه های متعادل سازی و ارائه گزارش های مالی سالانه را داشته باشد همچنین این سیستم باید بتواند گزارشات مالی را به صورت مرتب جمع آوری نماید و امکان محاسبه و بررسی استاندارد های مالی را فراهم کند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a8%d9%87%db%8c%d9%86%d9%87-%d8%b3%d8%a7%d8%b2%db%8c-%d9%81%d8%b1%d8%a2%db%8c%d9%86%d8%af%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

درک کارکردها و مزایای یک جلسه کاری و نحوه اجرای موثر آنها می تواند فواید قابل توجهی برای شرکت ها داشته باشد. با برگزاری جلسات اصولی و موفق می توان شرکت ها و سازمان ها را در جهت استاندارهای جهانی و دستاوردهای موردنظر هدایت کرد.

 کم نیستند شرکت ها و سازمان هایی که هنوز نامه اداری خود را به صورت سنتی و دستی در دفتر اندیکاتور ثبت می کنند. بنابراین هر سازمانی روال ثبت نامه های وارده و صادره در دفتر اندیکاتور متفاوتی را دارد. اما مراحل ثبت نامه به صورت کلی در همه جا یکسان است و ممکن است در جزئیات تفاوت داشته باشند. در این مطلب قصد داریم روال ثبت نامه در دبیرخانه سنتی را بیان کنیم.

نامه وارده چیست؟

نامه وارده نامه ای است که به روش های مختلف وارد سازمان ما می شود. یا به صورت فیزیکی، فکس، ایمیل و… ممکن است وارد سازمان ما شوند. برای ثبت و کنترل نامه های وارده میتوانیم از بهترین نرم افزار دبیرخانه یار استفاده کنیم.

منبع:

https://yeganehsoft.com/%D8%B1%D9%88%D8%A7%D9%84-%D8%AB%D8%A8%D8%AA-%D9%86%D8%A7%D9%85%D9%87/

 در دبیرخانه فیزیکی، اطلاعات و مدارک به صورت دستی و با استفاده از کاغذ و یا مدارک چاپ شده و فایل‌های کاغذی مدیریت می‌شوند. این روش مدیریت اطلاعات بسیار زمان‌بر است و به طور کلی برای مدیریت حجم انبوهی از اطلاعات مناسب نیست.

 مزایا:

– این روش بسیار ساده است و بدون نیاز به دستگاه‌های الکترونیکی و نرم‌افزارهای پیچیده استفاده می‌شود.
– اطلاعات به صورت فیزیکی و قابل لمس هستند و در صورت نیاز به دسترسی به اطلاعات، نیازی به دسترسی به سیستم‌های رایانه‌ای ندارید.
-در دبیرخانه فیزیکی، مشتریان می‌توانند به صورت مستقیم با دفتر و دستیاران دبیرخانه تعامل داشته باشند. این امر می‌تواند باعث افزایش رضایت مشتریان و روابط سالم بین مشتریان و دبیرخانه شود.

معایب:

– دفاتر اندیکاتور حجیم، که اطلاعات در آن با خطوط اغلب نامفهوم ثبت شده‌اند، باعث مشکلات و موانع زیادی در فرآیندهای اداری شده‌اند. طولانی بودن مراحل ثبت و ارجاع و جابجایی اسناد بین واحدها و ساختمان‌های مختلف، ، امکان گم شدن اسناد کاغذی و دسترسی محدود و کند به دفتر مکاتبات، همه این مشکلات باعث افزایش هزینه‌های فضا، تجهیزات و نیروی انسانی لازم جهت نگهداری و بایگانی اسناد شده‌اند.

مشکل و وقت گیر بودن جستجوی یک سند در میان انبوه اسناد، امکان استهلاک و خرابی اسناد طی زمان و شرایط محیطی نامناسب نظیر رطوبت و گرما، احتمال بروز خطر از بین رفتن اسناد و پرونده‌ها به دلایل مختلف از قبیل آتش سوزی و عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان، تمامی اسناد سازمان را در معرض خطر و ناامنی قرار داده‌اند.

عدم دسترسی به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه‌ها و مکاتبات سازمانی، اجرا نشدن سلسله مراتب اداری و به طور کلی سیاست‌های اداری، عدم دسترسی و امکان رسیدگی به اطلاعات و کارها از خارج سازمان، عدم امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده‌ی آن در هر لحظه و عدم توانایی کنترل سطح دسترسی کاربران به اطلاعات و از جمله اسناد طبقه‌بندی شده، همگی از مشکلات دیگری هستند که با استفاده از اتوماسیون و نرم‌ افزار دبیرخانه یار، به راحتی قابل حل هستند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a7%d8%b5%d9%84%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%81%db%8c%d8%b2%db%8c%da%a9%db%8c-%d9%88-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81/